6月23日“国际档案日”线上宣讲培训活动后，我们通过问卷调查的方式，收集到相关参建单位资料员提出的一些问题，现将部分典型性问题答复如下：

第1个问题：有些单位在提供原件有困难的情况下，仅有复印件，该如何归档？

答：根据档案管理规定和相关规范要求，归档的纸质工程文件应为原件。在实际的档案移交中，会碰到责任单位因各种原因只能提供复印件。为不影响整个建设工程的归档工作，对于此类情况，我们也给予符合实际的处理方式：1.在相应复印件的原印章处或附近位置加盖原件出具单位同一公章，确认其效力。同时，复印件的提供单位应在相应盖章位置其它空白处加盖单位公章。2.原件出具单位已经更名，此复印件无法加盖与原件一致的出具单位同一公章，可以在原印章边加盖现单位名称的公章，确认其效力，并附该单位更名情况说明。同样，复印件的提供单位应同时在相应盖章位置其它空白处加盖单位公章。3.因各种原因，此复印件无法加盖原件出具单位的公章，则由复印件的提供单位在相应盖章位置其它空白处加盖单位公章，并出具情况说明。因为属非原件归档，在今后的查询利用时，城建档案馆不再出具“原件存档案馆”的证明。

第2个问题：很多时候项目资料表格和内容不同，是否有最新统一的表格格式？

答：城建档案馆对工程文件资料的用表没有另行要求，以各行业主管部门、工程质量监督部门的规定和要求为准。据我们了解，目前比较规范的工程文件资料用表，房建有：《JGJ／T185-2009建筑工程资料管理规程》《建筑工程施工质量验收检查用表统一标准》（2020年省建设厅发布），《建筑安装工程施工技术资料》（嘉兴市建筑业行业协会2010年印发）。市政行业有：《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建设部的建城〔2002〕221号文）。在实际过程中，因工程内容变化，在以上规定中没有相应的表式可用时，应由建设单位、施工单位、监理单位共同商议，并征得工程质量监督部门确认，可以采用其它可参考的表格。相关单位不得未经商议和征得工程质量监督部门同意确认擅自确定用表。在归档中，我们也发现一些单位私自更改表式中的相关内容，比如，为图方便，把原表格中需要盖公章地方的公章两字去掉，一些需要填写结论性意见的栏目删除等，这些行为是绝对不允许的。

第3个问题：监理细则是不是所有专业的都要交？现在有些监理单位做十几本，是不是都要交？

答：监理细则是监理单位根据所监督管理的工程内容所需而编制的专业管理指导文件，只要是监理大纲中规定需要进一步编制相应的监理细则，且该监理细则得到建设单位（或监理委托方）认可的，城建档案馆是作为应收的工程文件予以接收进馆的。

第4个问题：所有分包单位的分部是不是都要盖总包章?他们自己分包的章盖了，总包是不是也要盖一个？

答：在项目管理中，工程施工总包单位与施工专业分包单位签订了合法的分包合同，并得到发包方确认的，分包单位承担施工的分部工程资料可以直接盖分包单位的印章，城建档案馆接收档案时予以认可。如果工程施工总包单位与施工专业分包单位没有签订合法的合同，或者签订了分包合同但未得到发包方的认可，则视为擅自分包行为，城建档案馆接收档案时同样不予认可分包行为，归档的资料仍必须由总包单位盖章。此外，对于一些专业性较强的合法分包工程，承担施工的分包单位在相应的工程文件资料签字盖章后，应交由总包单位进行签字确认审核。某一项目中哪些属于专业性较强的工程，监理单位应予以确认。

第5个问题：档案馆以后还会开展哪些培训？可不可以开展一些不同专业的细化培训？或者可操作性很强的培训？

答：本次我们市城建档案馆和秀洲区城建馆借年度的国际档案日宣传活动之机，第一次通过线上网络视频会议的形式进行法律法规和实务知识宣讲，在会议期间始终维持130多人在线收看，对此，我们也深受鼓舞。我们将认真总结本次筹办经验，多举办一些有针对性、专业性强且形式多样的宣讲活动。比如：大家问得较多的竣工图如何编制，以及现在比较热门的建设工程电子文件接收等等，同时，我们也会根据情况，请专家作档案管理新技术、新发展趋势等方面的讲座。希望大家踊跃建议，我们共同来筹办好这方面的宣讲培训和交流。

第6个问题：以后是不是图纸会实行电子存档？

答：省建设厅在推进全省住房城乡建设系统数字化改革的实施意见中提到：全面推行工程建设全过程图纸数字化管理，应用涵盖施工图审查、设计变更、竣工图编制三大协同模块和数字图档数据库的管理平台，逐步推进BIM设计。省建设厅等五部门在开展房屋建筑和市政基础设施工程建设项目监管验收服务集成改革的实施意见中提到：住房城乡建设部门为发展改革、自然资源、人防、气象等部门提供工程建设全过程数字化图纸的查阅、调用等服务。据了解省建设厅在数字化改革应用场景中有“浙江省工程建设全过程图纸数字化管理系统”，市建设局根据省厅的统一安排，在2021年获批了“浙江省工程建设全过程图纸数字化管理系统（嘉兴）”电子化项目。这一项目的功能是这样表述的：通过本项目的建设，可形成我市工程建设全过程图纸数字化图审系统，支持全市工程建设领域数字化转型，进一步提高工程建设项目审批及实施效率，减轻企业负担。推进移动技术在工程建设项目管理工作中的应用，探索推进我市工程建设领域图纸管理业务加快实现数字化转型。如果这一项目全面推行，实现工程建设全过程数字化图纸，我们城建档案部门会根据省建设厅的要求实行数字化图纸归档。目前，市城建档案馆正着手试用建设工程电子文件在线接收系统，这一系统能实现在线接收各类上传的电子文件，包括数字化图纸的电子文件。

第7个问题：影像资料收集留存分几个阶段，如何归类，比如市政影像按施工流程，桥梁按桩基、承台、立柱、盖梁、梁板、桥面、附属;道路按路基、基层、面层及附属;管道按沟槽、基础垫层、铺管接口、沟槽回填，取其中一个构件代表性保存一个还是按时间顺序留存？

答：声像档案收集大的阶段分为三个，即：开工前原貌、施工阶段、竣工新貌。城建档案馆对建设工程具体如何制作声像档案没有具体要求，但对照片类的声像档案数量有一个基本要求，将一个工程按单位或单体工程（这里的单位、单体工程划分可能与工程施工中的单位工程划分不完全一致，有时会为资料归档的方便和集中要求而作调整）划分，一般要求一个单位（体）工程的声像照片数量不少于20张，考虑到还有开工前原貌、竣工后新貌等总体场景，所以是以总数控制。至于如何制作和收集好声像档案，认为可以注意以下几点：1.要注重照片拍摄的取景技巧，大场景要能体现出场面，小场景应有聚焦的点，一句话就是你拍的照片要让外人也能看得明白。2.施工阶段的声像档案应以反映施工特点、施工中的难点解决和需要记录或者突出的场景为主，不是简单记录施工过程的流水账。3.每一张照片的标识信息元素要完整、准确，但用词又应力求直接、简明扼要，对一个工程来说，标识信息的格式应统一。当标识信息无法反映所要表达的照片内容时，在拍摄时可以加一标识小牌子在拍摄时一并记入，以起到反映照片内容的作用。4、声像照片整理时，以某个分项或某个构件的施工顺序为时间轴进行归类都是可以的，但一旦确定了某个归类，要做到前后统一、表达清晰。

第8个问题：省建设厅在数字化改革中提到的1369，相关的电子文件有吗，可以看一下吗？

答：省建设厅在推进全省住房城乡建设系统数字化改革的实施意见中提到“打造‘1369’的全省工程建设数字化管理综合应用”，我们在今年的国际档案日宣传活动中已经介绍过相应内容，需要了解相关内容的可以联系市城建档案馆获取。

第9个问题：现在的工程质量监督手续还要吗？现在都不发了，如果要纸质的话，我们都是去要出来的。

答：经对接了解，市本级、经济技术开发区（国际商务区）、南湖区、秀洲区质监部门在办理施工许可时均已不需再单独出具《建设工程质量监督书》，但南湖区施工许可发证后仍会办理质安监手续。城建档案馆的意见是：实际办理相关事项时，出具了具体的《建设工程质量监督书》就归档，没有就不作要求。

第10个问题：影像视频录制有什么要求？

答：请参考《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）中“声像档案管理”篇的要求。建设单位对重点工程或者评杯工程有制作宣传片，或者其它影像资料的，认为有保存价值的，都可作为声像档案交由档案馆保存。

第11个问题：cctv视频命名需要怎么编写？

答：问题中所说的CCTV，是记录地下管道施工质量直观检查的视频。视频命名格式可以为：序号+视频内容题名+拍摄时间。其中视频内容题名，可以以视频具体检查的管道工程起始井号至结束井号来命名，如：XX工程Y10--Y30（管径DNXXX），XX工程W1--W15（管径DNXXX）等。如果归档资料中没有表明CCTV 是由哪家单位拍摄的资料，则可在视频内的说明中，如片头位置，刻录上视频拍摄单位、监理单位的名称。

第12个问题：归档目录中工程准备阶段文件里的“人防、环保、消防等有关主管部门审核意见”，需要提供哪些材料？

答：这个问题要把握三点：1.工程准备阶段文件的“人防、环保、消防等有关主管部门审核意见”，一般指的是这些行业主管部门对项目设计文件的审核意见，如消防审查。也有的是在项目立项后进行方案设计时要求同步办理和提交相关的材料进行审核审查，如生态环境方面的建设项目环境影响报告。因为部门监管方式不同，有的部门需要履行一定的书面手续，有的采用的是备案方式，也有的可能在项目的初步设计纪要中把相关审核意见反映了。据了解，人防部门：需提供《人防工程易地建设核实核定表》或《人防工程易地建设费征收核实表》或《应建防空地下室的民用建筑项目报建审批决定书》（秀洲区为《应建防空地下室的民用建筑项目报建审批表》）。生态环境部门：按照项目性质、规模等不同环境监管要求，需提供或是环境影响报告书（表）审查意见，或是《某某区“规划环评+环境标准”改革建设项目环境影响登记表备案通知书》，或是建设单位自行填写备案的建设项目环境影响登记表，还有的是属于豁免审查项目的，则由建设单位提交一份相应的情况说明。消防部门的规定则是：属消防认定的特殊建设工程，需提供特殊建设工程消防设计审查合格的意见书；除此之外的其他建设工程，则无需提供。以上是目前人防、环保、消防部门对项目准备阶段的监管要求，具体归档材料还需根据项目实际情况来确定。2.国务院深化“放管服”改革，优化营商环境以来，各个行业主管部门的监管方式在不断改革，需要及时了解。3.全面理解档案归档。工程文件资料归档是建设单位及各参建单位把应归档的资料按要求的形式、格式完整移交给档案馆，不是档案馆要求提供什么资料才交什么资料。只要是项目实施过程形成的，属于归档范围的建设工程文件均应按要求归档。工程项目的建设及其他参建单位应落实档案管理责任制，在项目实施过程中重视资料的收集、整理和保管，项目完成后应及时组织好资料归档工作。