关于印发《嘉兴市业主委员会规范化

建设指引》的通知

各县（市、区）住房和城乡建设局,嘉兴经济技术开发区建设交通局，浙江乍浦经济开发区（嘉兴港区）自然资源和规划建设局:

为进一步发挥社区、业委会、物业服务企业三方协同共治作用，加强对业主委员会规范化建设的指导，推动物业管理与基层治理深度融合，现将《嘉兴市业主委员会规范化建设指引》印发给你们，供各地参考使用。

                    嘉兴市住房和城乡建设局

                   2023年9月28日

嘉兴市业主委员会规范化建设指引

第一部分  定义

一、业主大会（决定机构）

业主大会由物业管理区域内的全体业主组成，代表和维护物业管理区域内全体业主在物业管理活动中的合法权利，履行相应的义务。一个物业管理区域成立一个业主大会。

二、业主委员会（执行机构）

业主委员会由业主大会依法选举产生，履行业主大会赋予的职责，执行业主大会决定的事项，接受业主的监督，是业主大会的执行机构。

三、业主

业主是指物业的所有权人。因房屋征收补偿、与建设单位之间的商品房买卖等法律行为，已经合法占有建筑物专有部分，但尚未依法办理不动产登记的人，可以认定为业主。

四、业主代表

物业管理区域内业主人数较多的，可以以幢、单元、楼层等为单位推选一名业主作为业主代表。业主代表是全体或部分业主推选出来，代为行使授权业主表决权的业主。参加业主大会会议的，业主代表于参加业主大会会议前，就业主大会会议拟讨论的事项征求其所代表业主的意见。

第二部分 业主委员会成立与换届

一、首次成立

（一）成立条件

物业管理区域具备下列条件之一的，街道办事处（镇人民政府）、居（村）民委员会协助、指导业主成立业主大会筹备组（以下简称筹备组），筹备召开首次业主大会会议。属地建设行政主管部门对业主筹备召开首次业主大会会议给予业务指导：

（1）房屋出售并交付使用的建筑面积达到物业总建筑面积百分之六十以上的；

（2)首套房屋出售并交付使用已满两年，且房屋出售并交付使用的建筑面积达到物业总建筑面积百分之三十以上的。

自物业管理区域具备以上成立业主大会条件之日起三十日内，建设单位或前期物业服务企业向物业所在地街道办事处（镇人民政府）或居（村）民委员会提出成立业主大会书面报告，未及时提出的，业主可以向上述机构提出书面要求。

（二）成立筹备工作组阶段

1.筹备组组建公告

街道办事处(镇人民政府)、居（村）民委员会收齐相关书面报告后制定组建业主大会筹备组的公告。筹备组由业主代表和街道办事处（镇人民政府）、居（村）民委员会、建设单位人员组成，为单数。建设单位未派员参加筹备组的,不影响筹备组的成立。

2.筹备组中业主代表产生

筹备组组长由街道办事处(镇人民政府) 或者居( 村) 民委员会的人员担任。筹备组中业主代表必须是物业管理区域内的业主，业主代表产生由街道办事处（镇人民政府）或者居（村）民委员会组织业主推荐产生，业主代表不少于筹备组总人数的50%。

3.筹备组成立公告

筹备组自成立之日起三日内,将成员名单在物业管理区域内显著位置公告，名单公示七日。筹备组成立后三个月内组织召开首次业主大会会议。

筹备组中的业主代表成员有下列情形之一的，可经筹备组集体讨论同意后，向街道办事处（镇人民政府）提请终止其资格：

（1）已不是本物业管理区域内业主的；

（2）以书面形式向筹备组提出辞呈的；

（3）连续两次无故缺席筹备组会议的；

（4）违反本人承诺书承诺事项的；

（5）报名业主委员会委员候选人的。

（三）首次业主大会会议阶段

1.确认业主身份、人数及专有部分面积

按照物业服务人向筹备组提供的业主名册、房屋以及建筑面积清册、物业管理区域总平面图、公共设施清单、物业服务用房清单等资料，确认业主身份、业主人数以及专有部分面积。

2.筹备组首次会议

筹备组在首次会议上讨论并明确以下事项：

（1）确定首次业主大会会议形式（电子投票/集体讨论/书面征求意见）；

（2）明确成员任务分工，起草《业主大会议事规则（草案）》《管理规约（草案）》《业主委员会委员候选人产生办法（草案）》《业主委员会选举办法（草案）》等文件；

上述文件起草完成后，在小区内公示征求业主意见，主要条款如有修改的需再次公示，公示期七日，如无异议，将上述文件在物业管理区域内公告。

3.业主委员会候选人确定

业主委员会委员候选人由业主自荐、推荐或社区党组织建议，筹备组发动在职党员干部参与业主委员会候选人报名，具体由筹备组根据小区实际情况确定。如社区党组织有相关结构和人选建议的，需在候选人产生办法公示之前提出。

如遇到报名人数不足或过多的情况，由筹备组另行制定相关延期或筛选办法。

4.筹备组书面报告人选

筹备组与居(村)民委员会共同审核把关候选人的年龄结构、政治面貌、职业等资格，确定业主委员会委员候选人名单，并向街道办事处（镇人民政府）书面报告业委会候选人情况。

业主委员会候选人名单确定后进行公示，业主如有异议在公示期间书面提出，公示七日后进行公告。

5.发布会议公告

确定并张贴物业管理区域投票权数及专有部分建筑面积公告、召开首次业主大会会议公告，向业主告知业主大会会议表决事项、召开的时间、地点，表决票的送达方式，大会表决规则、会议工作人员等，以上内容在业主大会会议召开十五日之前公告。

筹备组积极利用智慧社区（物业）管理服务平台电子投票系统进行投票。筹备组在物业管理区域张贴投票系统移动端电子投票操作指南，指导业主在“浙里办”搜索“嘉物管”小程序,并将业主身份与房屋绑定，提升业主表决便利程度。

6.会议表决

根据业主大会讨论事项公告所告知的时间和表决方式进行投票。采用电子投票的，由业主在规定期限内完成电子投票；采用线下投票表决的，筹备组安排送达表决票，并在小区固定位置设置投票箱，便于业主投票。

7.开箱计票

确定开箱时间、地点、工作人员，并将相关信息进行公告，开箱计票、统计结果记录过程由业主代表参与，邀请居( 村) 民委员会或街道办事处（镇人民政府）参加，主动接受监督。

8.业主委员会首次会议

业主委员会委员自选举之日起七日内，由居（村）民委员会组织业主委员会委员召开会议，推选业主委员会主任、副主任。

9.结果公告

筹备组于选举完成之日起七日内，在小区显著位置张贴业主大会选举表决结果及业主委员会主任、副主任选举结果公告。

（四）业主委员会备案阶段

1.业主委员会备案

业主委员会自选举产生之日起三十日内，持下列文件向所在地建设行政主管部门和街道办事处（镇人民政府）备案：

（1）业主大会会议记录和会议决定；

（2）业主大会议事规则；

（3）业主管理规约；

（4）业主委员会委员的名单。

由所在地的县级建设行政主管部门对依法选举产生的业主委员会出具业主委员会备案证明和刻章证明。备案证明载明业主委员会名称、届别、任期。业主委员会依法刻制和使用印章。

2.筹备组解散

筹备组公示筹备经费使用情况，业主委员会完成备案后十日内，向业主委员会移交全部资料，完毕后筹备组解散。

二、业主委员会换届

（一）换届的条件

业主委员会任期届满前三个月，组织召开业主大会会议，进行换届选举，并报告物业所在地县级建设行政主管部门和街道办事处（镇人民政府）。

（二）组建换届小组阶段

1.换届公告

由上一届业主委员会张贴换届公告，业主委员会在规定时间内不组织换届选举的，属地建设行政主管部门或者街道办事处（镇人民政府）责令其限期组织换届选举；逾期仍不组织的，可以由物业所在地的居（村）民委员会在街道办事处(镇人民政府)的指导和监督下，张贴换届公告组织换届选举工作。

2.产生换届小组

换届小组由业主代表、上一届业主委员会成员及街道办事处(镇人民政府) 或者居( 村) 民委员会人员组成，为单数，业主代表不少于总人数的50%。因上一届业委会成员不足或解散，可由街道办事处（镇人民政府）或者居（村）民委员会组织业主报名或推荐产生换届小区业主代表。

3.换届小组成员名单公示

组长由街道办事处( 镇人民政府) 或者居( 村) 民委员会的人员担任。换届小组成立后三日内进行成员公示，公示时间七日。

换届小组中的业主代表成员有下列情形之一的，可经换届小组集体讨论同意后，向街道办事处（镇人民政府）提请终止其资格：

（1）已不是本物业管理区域内业主的；

（2）以书面形式向换届小组提出辞呈的；

（3）连续两次无故缺席换届小组会议的；

（4）违反本人承诺书承诺事项的；

（5）报名业主委员会委员候选人的。

（三）业主大会会议阶段

1.确认业主身份、人数及专有部分面积

按照上届业主委员会保管留存的业主名册、房屋以及建筑面积清册，公共设施清单、物业服务用房清单等资料，确认业主身份、业主人数以及专有部分面积。

2.换届小组首次会议

换届小组在首次会议上明确以下事项：

（1）确定业主大会会议形式（电子投票/集体讨论/书面征求意见）；

（2）明确成员任务分工，根据实际需要修订《业主大会议事规则》、《管理规约》，拟定《业主委员会委员候选人产生办法（草案）》、《业主委员会选举办法（草案）》等文件。

上述文件起草完成后，在小区内公示征求业主意见，主要条款如有修改的需再次公示，公示期七日，如无异议，将上述文件提交业主委员会张贴公告。

3.业主委员会候选人确定

业主委员会委员候选人由业主自荐、推荐或社区党组织建议，换届小组发动在职党员参与业主委员会成员报名，如社区党组织有相关结构和人选建议的，需在候选人产生办法公示之前提出。

如遇到报名人数不足或过多的情况，由换届小组另行制定相关延期或筛选办法。

4.换届小组书面报告人选并进行资格审查

换届小组与社区居(村)民委员会共同审核把关候选人的年龄结构、政治面貌、职业等资格，确定业主委员会委员候选人名单，并向街道办事处（镇人民政府）书面报告业委会候选人情况。

确定业主委员会候选人名单并公示，业主如有异议在公示期间书面提出，公示七日后进行公告。

5.发布会议公告

确定并张贴物业管理区域投票权数及专有部分建筑面积公告，召开换届业主大会会议公告，向业主告知业主大会会议表决事项、召开的时间、地点，表决票的送达方式，大会表决规则、会议工作人员等，以上内容在业主大会会议召开十五日之前公告。

换届小组积极利用智慧社区（物业）管理服务平台进行电子投票，换届小组在物业管理区域张贴投票系统移动端电子投票操作指南，发动业主在“浙里办”搜索“嘉物管”小程序中将业主身份与房屋绑定，提升业主表决便利程度。

6.会议表决阶段

根据业主大会讨论事项公告所告知的时间和表决方式进行投票。采用电子投票的，由业主在规定期限内完成电子投票；采用线下投票表决的，换届小组安排送达表决票，并在小区固定位置设置投票箱，便于业主投票。

7.开箱计票

确定开箱时间、地点、工作人员，并将相关信息进行公告，开箱计票、统计结果记录过程由业主代表参与，邀请居(村)民委员会或街道办事处（镇人民政府）参加，主动接受监督。

8.业主委员会首次会议

业主委员会委员自选举之日起七日内，由居（村）民委员会组织业主委员会委员召开会议，推选新一届业主委员会主任、副主任。

9.结果公告

换届小组于选举完成之日起七日内，在小区显著位置张贴业主大会选举表决结果及新一届业主委员会主任、副主任选举结果公告。

（四）业主委员会换届备案阶段

1.业主委员会换届备案

新一届业主委员会自选举产生之日起三十日内，持下列文件向所在地县级建设行政主管部门和街道办事处（镇人民政府）备案：

（一）业主大会会议记录和会议决定；

（二）业主大会议事规则；

（三）业主管理规约；

（四）业主委员会委员的名单。

由属地建设行政主管部门对依法选举产生的新一届业主委员会出具业主大会、业主委员会备案证明和刻章证明。备案证明载明业主委员会名称、届别、任期。业主委员会依法刻制和使用印章。

2.资料移交

上届业委会自任期届满之日起十日内将其保管的有关小区业主清册、财务凭证、档案等文件资料、印章及其他属于全体业主所有的财物移交新一届业主委员会。同时聘请专业机构对上一届业委会工作经费、公共收益等进行审计，并公告审计结果。

第三部分 业主委员会运行与管理

一、业主委员会内部日常运行管理制度

（一）工作会议制度

1.业主委员会会议

业主委员会按照业主大会议事规则规定以及业主大会决定召开会议。经三分之一以上业主委员会委员提议，在七日内召开业主委员会会议。

2.业主大会会议

按照本物业管理区域《业主大会议事规则》召开业主大会会议。

3.工作记录

包括业主大会会议记录、业主委员会会议记录、社区、业委会、物业服务人三方协同会议记录，相关职能部门参与的沟通协调会记录等。

4.会议制度示范（见附件3）

（二）日常接待制度

1.日常接待

业主委员会设定固定时间，在业主委员会办公室或红色物业议事厅等指定点召开居民议事恳谈会，接待小区内业主、使用人对于小区管理、物业服务、环境卫生、停车秩序等日常管理事务的问题反映。及时做好接待记录，并将业主和使用人对物业管理的意见建议交办物业服务人，接受业主的对物业服务和业委会运行的投诉和监督，不断提高业主自我管理的能力。

2.接待制度示范（见附件4）

（三）信息公开制度

1.信息公示

业主委员会及时在物业管理区域内公告业主大会、业主委员会作出的决定。物业服务企业选聘、物业费调整、年度物业合同履行情况、维修资金筹集、业主共有部分的经营收益与支出、物业服务合同变更、补充合同公开、业委会离任换届审计等事项在物业管理区域内显著位置公告，并在嘉兴市智慧社区（物业）管理服务平台上信息公示场景用栏公布。

2.信息公开制度示范（见附件5）

（四）印章管理制度

1.印章保管

业主委员会建立印章管理规定，并指定专人保管印章，按照印章管理制度使用。违反印章使用规定，造成经济损失或者不良影响的，由责任人承担。

2.印章使用

业主委员会使用印章，进行记录，记录内容包括：印章使用人、使用内容、印章种类和使用日期等。使用业主委员会印章，根据业主委员会会议的决定。

3.印章管理制度示范（见附件6）

（五）档案管理制度

1.档案管理

业主委员会将业主清册及联系方式、业主委员会备案材料、物业服务合同、维修资金收支情况清册、业主大会和业主委员会作出决定的书面材料，业主、使用人的书面意见、建议书以及与物业管理有关的往来文件等材料建档造册，并指定专人管理，按年度归类装订成册，确保资料完整。业主委员会换届后及时办理档案资料移交手续。

2.档案管理制度示范（见附件7）

（六）业委会审计制度

有下列情形之一的，业主委员会委托专业机构对物业经营性收益、业主委员会运作经费等收支情况进行审计：

（一）经已交付物业专有部分面积占总面积百分之二十以上且占总人数百分之二十以上的业主提议的；

（二）业主委员会换届的；

（三）业主委员会主任任期内离职的；

（四）街道办事处、镇人民政府根据监督情况或社区居民委员会的提议认为有需要的；

（五）管理规约或者业主大会议事规则规定的定期经济责任审计等其他情形。

业主委员会拒绝按照前款规定落实审计要求的，经业主大会决定，街道办事处(镇人民政府)可代为委托审计。

审计结果对全体业主公示，审计费用可在经营性收益中列支。

二、业主委员会组织召开业主大会

（一）会前准备

1.业主委员会召开会议

召开业主大会前，业主委员会召开会议，明确会议议程和提交业主大会表决事项，形成纪要并存档，同时将会议决定事项报告居（村）民委员会。

2.拟定业主大会材料

由业主委员会拟定业主大会讨论事项的公告，公告中明确大会所要讨论或审议议题和内容、会议召开的时间、地点和表决方式，制定征询意见表或表决票、选票。

3.公告大会相关内容和组织程序

业主委员会至少在业主大会召开 15 日前张贴业主大会讨论表决事项的公告及事项具体内容，告知全体业主，并随附业主大会表决票、选票样张，以及工作人员名单公告。

（二）会中规范

1.表决票送达

（1）根据物业管理区域《议事规则》，明确业主大会表决方式和送达方式。

（2）采用智慧社区（物业）管理服务平台线上投票的，业主委员会提前做好业主投票表决指导，采用线下投票方式的，在投票日期 7 日前，组织业主代表或有关人员逐户派发业主征询意见表或表决票、选票等。

（3）业主委员会向业主代表或有关人员分发表决票或选票时，后者签名签收；业主代表或有关人员向业主派发表决票时，业主也签名签收。

（4）如客观原因造成部分表决票无法当面送达，及时将有关情况反馈业主委员会，由业主委员会通过投递信报箱、邮寄挂号信等方式送达。具体送达方式按照各小区的管理约定执行。无论采用何种送达方式，原则上将有关表决票送达至小区内每位持有投票权的业主，即赋予每位业主参加业主大会并行使投票表决权的权力。

2.投票表决

（1）线上电子投票表决的，业主在电子投票系统中表决票选择提交后，即为完成投票；

（2）线下投票表决的，在物业管理区域设投票箱，由业主自行将表决票投入投票箱内。具体表决形式按照各小区议事规则和业委会召开业主大会公告执行。

无论采用何种表决形式，业主都在大会规定的投票截止日（时）前履行表决权。业主不履行权利的救济方式，按《业主大会议事规则》约定执行。

3.结果统计 

（1）业主委员会在公告确定的时间，通知业主代表参与进行业主大会表决事项唱票，并邀请居（村）民委员会或街道办事处（镇人民政府）参加，并监督唱票全过程。

（2）业主大会作出决定，应符合《中华人民共和国民法典》第278条有关规定。

（3）在会议开始之前，由业主委员会确定监票、计票、唱票及其他工作人员的人选。采取电子投票的，智慧社区（物业）管理服务平台系统自动统计投票结果，采用线下投票的，现场开启投票箱，由唱票、计票人员在监票人员的监督下，认真核对，计算票数，当场公布投票结果，并由唱票、计票和监票人作出记录。

（4）票箱的开启和计票的全部过程，接受业主的监督。整个过程居民委员会、街道办事处（镇人民政府）指导和监督。

（三）结果公告

业主大会会议作出决定后，将表决或选举结果于 7日内以书面形式在物业管理区域内公告。

三、物业维修资金使用

专项维修资金属于业主所有，专项用于物业保修期满后物业共用部位、共用设施设备的维修、更新、改造，不得挪作他用。

（一）日常公共部位维修

1.业主报修

业主发现房屋内公共部位需要维修时，第一时间向物业报告，物业服务人收集业主上报的属于公共部位维修事项，并安排物业工程人员进行现场查看，确认维修位置并做好相记录。

2.拟定维修方案

物业服务人梳理汇总公共部位维修点位，拟定维修实施方案，报业主委员会（无业主委员会的报居（村）民委员会）。根据业主委员会工作流程，业主委员会成员与物业服务人共同对点位进行查看，确定维修内容、维修预算金额和施工单位选择方式。

3.组织业主意见征询

业主委员会对维修事项实施方案进行公示，组织业主对使用方案进行表决，并将表决结果进行公告。

4.施工单位选择

施工单位由业主委员会、物业服务人、业主代表协商确定后，业主委员会可委托物业服务人负责实施；亦可通过公开招标确定维修施工单位，并在物业管理区域内公示。

4. 维修施工

业主委员会和物业服务人不定期对维修施工进度和质量进行监督把控，维修完工后，物业服务人、业主委员会组织相关业主或业主代表进行验收。

5. 申报使用

维修完毕后，业主委员会向属地维修资金管理机构申请物业专项维修资金使用，并按照维修资金使用程序进行审价，维修资金管理机构根据审价结果并完成审核后拨付资金。

（二）公共部位紧急维修

1.紧急维修范围

消防设施设备故障等紧急情况下的维修和更新。

2.紧急维修流程

①物业服务人或者相关业主持相关职能部门的证明文书、向业主委员会（无业主委员会的向居(村)民委员会）提出紧急使用住宅专项维修资金的建议。

②业主委员会核实后，应急维修事项报街道办事处（镇人民政府）、居(村)民委员会确认后，将使用物业维修资金紧急维修的相关资料在物业管理区域内进行公告。

③维修完毕后，业主委员会向属地维修资金管理机构申请物业维修资金使用，并按照要求进行工程审价，经维修资金管理机构审核后拨付资金。

3.不得在维修资金中列支的费用

① 依法由建设单位或者施工单位承担的住宅共用部位、共用设施设备维修、更新和改造费用。

②依法由相关单位承担的供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视等管线和设施设备的维修、养护费用。

③由当事人承担的因人为损坏住宅共用部位、共用设施设备所需的修复费用。

④根据物业服务合同约定，由物业服务企业承担的住宅共用部位、共用设施设备的维修和养护费用。

第四部分 业主委员会监督

一、业主委员会的监督

（一）接受全体业主监督

业主委员会由业主大会依法选举产生，履行业主大会赋予的职责，执行业主大会决定的事项，接受业主的监督。

（二）接受居（村）民委员会监督

强化社区居委会、业委会、物业服务人三方协同共治。在物业管理区域内，业主委员会积极配合、支持居（村）民委员会开展工作，接受其指导和监督。业主委员会作出的决定，告知居（村）居民委员会，并认真听取建议。

（三）接受政府职能部门监督

物业所在地建设行政主管部门和街道办事处（镇人民政府)负责对业主委员会的日常活动进行指导和监督。业主委员会依法履行职责，不得作出与物业管理无关的决定，不得从事与物业管理无关的活动。

二、业主委员会及其成员行为负面清单

1.未按照业主大会议事规则组织召开业主大会定期会议,或者应当召开临时会议而未组织召开的。

2.作出与物业管理无关决定或者从事与物业管理无关的活动的。

3.未按规定在任期届满三个月前组织召开业主大会进行业主委员会的换届选举的。

4.违反业主大会议事规则或者未经业主大会会议和业主委员会会议的决定，擅自使用业主大会印章、业主委员会印章的。如擅自与物业服务人签订、修改物业服务合同等。

5.擅自改变公共建筑和公用设施规划用途；擅自占用、挖掘物业管理区域内的道路、场地、绿地及其他共用部位、共用设施设备，损害业主共同利益。

6.泄露或者擅自使用业主的信息，或者对业主进行骚扰、恐吓、打击报复、采取暴力行为。

7.以非法方式维权，破坏物业管理区域正常物业管理秩序和小区和谐稳定的。

8.挪用、侵占业主共有财产或者侵害其他业主、物业使用人的合法权益；

9.利用职务之便接受减免物业费、停车费，以及索取、非法收受建设单位、物业服务人或者有利害关系业主提供的利益、报酬；

10.拒不配合社区居委会指导监督，未将住宅小区的业主大会、业主委员会作出的决定告知居（村）民委员会的，拒不配合政府部门做好社会治安等工作。

附件：1.筹备组（换届小组）业主代表报名承诺书

2.业主委员会委员报名承诺书

3.业主委员会会议制度示范

4.业主委员会接待制度示范

5.业主委员会信息公开制度示范

6.业主委员会印章管理制度示范

7.业主委员会档案管理制度示范

附件1

筹备组（换届小组）业主代表报名承诺书

本人承诺：

1.本人具有完全民事能力；

2.本人自愿申请担任**小区业主大会筹备组/业主委员会换届小组业主代表；

3.本人承诺提交的材料真实、有效；

4.本人保证积极履行筹备组/换届小组职责，遵守有关法律法规规定；

5.本人、配偶及其直系亲属未在本物业管理区域服务的物业服务企业任职，且无损坏房屋承重结构、无违法搭建、无破坏房屋外貌、无擅自改变物业使用性质、无欠交物业服务费或者专项维修资金、无违法出租房屋等情形，如存在上述情形之一的，自愿退出。

                        承诺人签名：

                                  年    月   日

附件2

业主委员会候选人报名承诺书

本人承诺：

1.本人具有完全民事能力；

2.本人自愿报名业主委员会委员候选人；

3.本人承诺提交的材料真实、有效；

4.本人保证积极履行业主委员会的职责，遵守国家、省、市《物业管理条例》等有关法律法规的相关规定；

5.本人、配偶及其直系亲属未在本物业管理区域服务的物业服务企业任职，且无损坏房屋承重结构、无违法搭建、无破坏房屋外貌、无擅自改变物业使用性质、无欠交物业服务费或者专项维修资金、无违法出租房屋等情形，如存在上述情形之一的，自愿退出。

                             承诺人签名：

                                      年    月   日

附件3

（物业项目名称）业主委员会会议制度

1.业委会会议每    月召开一次，时间为每月的     日到     日间。由主任负责召集，如主任外出或生病由副主任        负责召集（如有2名副主任的，指定负责召集的顺序），如主任、副主任届时均因故不能召集会议，由委员按以下顺序负责召集会议：某某——某某——某某。

2.业委会主任、副主任因生病或长期外出等原因不召集业委会会议连续时间超过         个月的，业委会会议重新讨论选出主任、副主任。

3.经三分之一以上委员提议或者主任认为有必要时，及时召开会议。

4.全体委员同意，如业委会定期会议不能正常召开超过2次（不含2次，不能正常召开的含义是到每月的30日仍然不能召开），或三分之一以上委员递交书面提议超过         天主任仍不召集会议时，可由居委会指定一名委员负责召集会议，并在小区内进行公告。

5.全体委员会议原则上现场召开，并在召开前7日将会议通知及有关材料送达每位委员。如需讨论事项较为紧急，至少提前1天发送会议通知。如遇紧急事项需经业委会微信工作群讨论决策实施的，补书面记录（由档案保管专员负责补书面记录）。

6.业委会会议情况书面抄送社区居委会，并由业委会主任在会议后 3 天内在小区公告栏公告（无论是否产生决议）。如其他原因由其他委员召集会议的，由召集会议的委员负责公告。会议记录原件由主任审核后交档案保管专员存档。

7.涉及小区物业选聘、委员增补、及重大工程项目，业委会主任负责事先向社区党组织通报情况，并把讨论情况在业委会会议上传达。

8.严禁将业委会内部尚在讨论中的事项，委员中的分歧意见擅自向外传播。

附件4

（物业项目名称）业主委员会接待制度

接待时间：

接待委员排班：

（一）业委会设置业主意见登记簿，登记簿放在业委会接待场所，由当班接待委员负责登记记录。对业主反映意见当场答复的在登记簿上简要写下口头答复内容。当场不能答复的，当班接待委员告知业委会主任，由主任指定由原接待人员或其他委员负责处理，并负责答复业主，答复完毕后在接待薄上进行结案登记。一般情况下在2周内予以答复，需要业委会会议表决通过的，在最近一次表决通过后3天内答复。

（二）业委会及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理：

1.涉及受聘的物业服务企业履行合同不到位的问题，由业委会转交物业服务企业处理，业委会要求物业服务企业提供书面说明答复，并落实专人对物业服务企业答复中涉及的改进措施进行监督落实。

2.涉及其他业主违反《业主管理规约》的问题，依照《业主管理规约》的约定进行处理。

3.涉及业主共同利益的重大事项，经业委会研究决定后，召开业主大会表决决定。

4.涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决方案并予以公示。

5.不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。

附件5

（物业项目名称）业主委员会信息公开制度

1.业主委员会建立信息发布制度，宣传国家和本市物业管理相关法律、法规和规范性文件，引导业主行使权利履行义务。业委会备案信息在智慧社区（物业）管理服务平台长期公布。

2.业主委员会需要讨论、决定的事项于会议召开三日前在物业管理区域内公告，听取业主和非业主使用人的建议和意见。

3.业主委员会作出的决定在 3 日内在公告栏内张贴，并至少张贴10天，进行拍照存档，并将业主大会、业主委员会作出的决定，告知居（村）民委员会，并认真听取居（村）民委员会的建议。

4.根据管理规约和议事规则的规定每     (季度/半年/年）公布专项维修资金收支情况。     (季度/半年/年）公布公共收益收支情况。

5.涉及小区公共管理、物业服务事项的各项资料都接受业主查阅（除业委会会议讨论记录原件外）。

6.各类公开事项经审核后由      委员负责在智慧社区（物业）管理服务平台上发布。

7.物业服务合同、《业主大会议事规则》、《业主管理规约》在业委会接待场所放置复印件，随时接受业主查询。业主需查阅其他档案信息的，先登记并预约现场查阅时间，当天接待委员向主任汇报后再向档案保管员登记借出档案，供业主查阅后再交回档案保管员。

附件6

（物业项目名称）业主委员会印章管理制度

1.主任、副主任各自保管用于业主大会账户的私人印鉴。业委会印章由副主任      保管，业主大会印章由委员      保管。

2.印章如不慎遗失，保管人员及时向业主委员会报告，到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动，及时上缴印章，由业主委员会重新确定印章管理人员。

3.印章必须经业主委员会会议通过方可使用,凡未经会议通过一律不能使用。印章保管人必须做好用印登记手续（附印章使用登记表），并留存文件副本存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章。

4.业主委员会主任、副主任每月核对印章使用登记情况，确保印章使用登记记载的印章使用情况与印章实际使用相符。

附件7

（物业项目名称）业主委员会档案管理制度

业主大会档案资料，由         委员担任档案保管专员。

（一）档案资料编号造册，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，做好档案收集，整理，归档等工作。

（二）各委员在工作当中收到的各类文件，及时移交档案管理人员存档。

（三）档案资料包括一切文字资料、音像资料和实物；委员同意签字的各类原始文件和盖章文件。

（四）档案资料包括但不限于以下资料：

1.业主大会、业主委员会的会议记录；

2.业主大会、业主委员会的决定；

3.业主大会议事规则、管理规约和物业服务合同；

4.业主委员会选举及备案资料；

5.专项维修资金筹集及使用账目（流程中涉及资料等）；

6.业主及业主代表的名册；

7.业主的意见和建议；

8.印章使用登记表等其它有关材料。

（五）档案文柜必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，文柜内的档案排列有序，按照保管期限或类别、项目进行保管。

（六）档案的借阅。档案借阅要进行登记，使用完毕后要及时归还。由于借阅人原因造成文件丢失或损毁的由借阅人承担相责任，档案保管员将资料原件丢失情况做好记录，并在业委会会议上进行通报。